Conditions d’annulation et de modification de votre voyage en Iran
Conditions d’Annulation, Modification et Cession de Réservation
1. Conditions d’annulation
Toute demande d’annulation doit être adressée par écrit au réceptif concerné ou à l’agence responsable du dossier.
La date de prise en compte de l’annulation correspond à la date de réception de la notification écrite.
Les conditions d’annulation et les éventuels frais applicables sont définis selon la politique propre à chaque réceptif et selon les engagements déjà pris auprès des différents prestataires (hôtels, transporteurs, guides, compagnies aériennes, prestataires locaux, etc.).
Chaque réceptif applique sa propre grille de frais d’annulation, laquelle est communiquée au partenaire professionnel lors de la confirmation du dossier.
Il est fortement recommandé aux partenaires professionnels de souscrire une assurance annulation voyage adaptée afin de couvrir les éventuels risques liés à une modification ou une annulation du séjour.
2. Annulation du voyage par le réceptif
Le réceptif ne pourra être tenu responsable lorsque l’annulation d’un voyage résulte d’un événement indépendant de sa volonté constituant un cas de force majeure ou un événement imprévisible et insurmontable.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative :
- Catastrophes naturelles (séisme, éruption volcanique, cyclone, inondation, etc.) ;
- Conflits armés, actes de guerre ou menaces graves pour la sécurité ;
- Décisions gouvernementales ou restrictions administratives ;
- Troubles civils, émeutes, mouvements sociaux ou grèves ;
- Épidémies ou situations sanitaires exceptionnelles ;
- Annulation ou interruption de vols ou de transports ;
- Tout événement extérieur échappant au contrôle raisonnable du réceptif.
Dans ces situations, le réceptif s’engage à mettre en œuvre les solutions possibles afin de limiter les conséquences financières pour le partenaire professionnel.
Lorsque le remboursement est applicable, celui-ci pourra être effectué après déduction :
- Des frais administratifs éventuels ;
- Des frais déjà engagés et non récupérables auprès des prestataires concernés ;
- Des éventuels frais financiers liés aux transactions.
3. Annulation par le client final
Le partenaire professionnel doit se référer aux conditions contractuelles applicables au dossier confirmé.
Toute annulation effectuée par le client final entraîne l’application des frais prévus selon les conditions du réceptif et des prestataires concernés.
Sauf disposition particulière prévue dans le contrat ou couverture par une assurance spécifique, les sommes déjà engagées peuvent rester dues lorsque les prestations ont été confirmées auprès des fournisseurs.
Les frais d’annulation sont généralement calculés en fonction de la date de réception de la demande d’annulation et de la proximité de la date d’arrivée.
À titre indicatif, les conditions suivantes peuvent être appliquées selon la politique du réceptif :
- Entre 45 et 15 jours avant l’arrivée : 25 % du montant total du circuit ;
- Entre 14 et 7 jours avant l’arrivée : 35 % du montant total du circuit ;
- Entre 6 et 3 jours avant l’arrivée : 50 % du montant total du circuit ;
- Entre 2 et 1 jour avant l’arrivée : 75 % du montant total du circuit ;
- En cas de non-présentation (« no show ») : 100 % du montant total du circuit.
Ces conditions sont données à titre indicatif et peuvent varier selon chaque réceptif, chaque destination et les conditions imposées par les fournisseurs.
4. Cession d’une réservation à un tiers
Une réservation peut être transférée à un autre participant sous réserve que celui-ci remplisse les mêmes conditions de participation et fournisse l’ensemble des documents nécessaires.
Toute demande de cession doit être communiquée par écrit au réceptif dans un délai permettant la réalisation des démarches administratives nécessaires.
Pour les destinations nécessitant un visa ou une autorisation préalable, la demande doit être transmise suffisamment à l’avance afin de permettre les nouvelles formalités.
La cession d’une réservation ne libère pas automatiquement le titulaire initial de ses obligations financières.
Le partenaire professionnel reste responsable :
- Du règlement du solde restant dû ;
- Des éventuels frais supplémentaires générés par cette modification ;
- Du respect des conditions applicables au dossier.
Lorsque des assurances ont été souscrites, il appartient au partenaire professionnel de vérifier les garanties, exclusions et conditions applicables.
5. Modification du contrat ou du programme par le réceptif
Toute modification substantielle apportée au programme confirmé fera l’objet d’une information auprès du partenaire professionnel.
Sont notamment considérées comme modifications importantes :
- Un changement significatif des dates du voyage ;
- Une modification majeure de l’itinéraire ;
- Un changement de destination ;
- Une modification importante des prestations prévues ;
- Une augmentation significative du prix initialement confirmé.
Lorsque ces modifications sont nécessaires, le réceptif pourra proposer une solution alternative ou un programme de remplacement.
Toute modification acceptée devra faire l’objet d’une validation écrite.
6. Modification du voyage demandée par le partenaire professionnel
Toute demande de modification après confirmation du dossier doit être adressée par écrit au réceptif.
Les modifications peuvent concerner notamment :
- Les dates du séjour ;
- L’itinéraire ;
- Les hébergements ;
- Les excursions ;
- Les transports ;
- La durée du voyage.
Toute modification est soumise à disponibilité et pourra entraîner des frais supplémentaires appliqués par les prestataires concernés.
Les frais liés à ces modifications restent à la charge du partenaire professionnel, sauf accord contraire écrit du réceptif.
7. Non-présentation et remboursement
En cas de non-présentation d’un participant ou d’un groupe (« no show »), aucun remboursement ne pourra être exigé lorsque les prestations ont été réservées et maintenues auprès des fournisseurs.
Les demandes de remboursement éventuelles seront étudiées selon :
- Les conditions du réceptif concerné ;
- Les conditions des prestataires engagés ;
- Les montants effectivement récupérables.
Le réceptif fera son possible afin de limiter les frais, mais ne pourra garantir le remboursement des prestations déjà facturées ou non remboursables par les fournisseurs.
8. Application des conditions particulières
Les présentes dispositions constituent un cadre général de référence.
Chaque réceptif conserve toutefois sa propre politique commerciale et peut appliquer des conditions particulières concernant les annulations, modifications, remboursements et frais associés.
Les conditions spécifiques communiquées lors de la confirmation du dossier prévalent pour chaque réservation concernée.
Conditions de Modification du Programme et de l’Itinéraire
Toute demande de modification du programme initialement confirmé (itinéraire, dates, étapes, durée du séjour, prestations, hébergements, transports ou activités) doit être adressée par écrit au réceptif concerné.
Toute modification demandée après confirmation du dossier est soumise à la faisabilité opérationnelle et aux disponibilités des différents prestataires.
Les changements de programme ou d’itinéraire peuvent entraîner des coûts supplémentaires, notamment en raison :
- Des modifications de réservations déjà effectuées ;
- Des frais appliqués par les hôtels, transporteurs, guides ou autres prestataires locaux ;
- Des ajustements nécessaires concernant les véhicules, les services logistiques ou les prestations incluses.
Tous les frais supplémentaires générés par une modification demandée après confirmation restent à la charge du partenaire professionnel, sauf accord écrit contraire du réceptif.
Modification ou annulation des hébergements
Toute demande de changement d’hôtel après confirmation dépend des disponibilités réelles des établissements partenaires.
En particulier durant les périodes de haute saison, de forte demande ou lors d’événements spécifiques, la modification d’un hébergement peut s’avérer très difficile, voire impossible, en raison du taux de remplissage élevé des établissements.
Toute annulation d’une réservation hôtelière confirmée pourra être considérée comme une annulation tardive ou un « no show », selon les conditions appliquées par l’établissement concerné.
Les éventuels frais résultant de ces annulations, modifications ou prestations non utilisées seront répercutés conformément aux conditions commerciales de chaque hôtel ou prestataire.
Le réceptif s’engage à rechercher les meilleures solutions possibles en fonction des disponibilités, mais ne peut garantir l’acceptation d’une modification lorsque celle-ci dépend de contraintes externes liées aux fournisseurs.